Как узнать, готова ли организация к автоматизации своих процессов?

Как узнать, готова ли организация к автоматизации своих процессов? Когда можно начинать оптимизировать с помощью автоматизации?

Однозначно сказать, что организация достигла определенного уровня развития и готова к автоматизации, нельзя. Сами по себе определение уровней развития неоднозначно. Но если бы передо мной стояла задача автоматизировать определенные процессы в организации, я бы начала с этапа диагностики процессов организации. Цель данной диагностики получить полную информацию о текущих процессах организации:

• Наличии построенных и рабочих процессов
• Степени документировании процессов
• Степени актуальности документации процессов
• Степени актуальности самих процессов
• План или видение развития процессов

Чтобы создать автоматизированную систему, нужно хорошо понимать, что необходимо оптимизировать, а значит и автоматизировать. Так как любую деятельность можно описать процессным подходом, а для программ необходима алгоритмизация, то процессы легко переложить в алгоритмы. Итак, без процессов при внедрении автоматизации не обойтись!

Но как проверить их наличие и качество?

По методу Тойоты – «генти генбуцу» - «иди и смотри».

Процесс необходимо изучить как в документах, так и на практике – как он протекает в действительности. То есть необходимо:

1. Провести интервью с руководством компании и выяснить их видение, стратегию – как они представляют себе процессы, что хотят достичь, для чего автоматизация выбранного процесса – определить и поставить цели автоматизации.

2. Изучить имеющиеся процессы в документах. При этом необходимо консультироваться со специалистами компании для понимания процессов. Чаще всего это топ-менеджеры или руководители основных направлений организации. Но могут быть и специально выделенные подразделения по написанию бизнес-процессов.

3. Посетить рабочие места, где осуществляется процесс. Необходимо внимательно наблюдать и фиксировать абсолютно все. Кто осуществляет процесс, какие инструменты используются, как осуществляется процесс (и осуществляется ли). Требуется разобраться в текущем выполнении процесса, определить проблематику и выяснить, есть ли вообще понимание процесса. Не разнится ли желаемое руководства с действительностью?

Только после детального изучения планируемого процесса под автоматизацию на всех уровнях организации с верху до низу, с изучением всех элементов процесса или предполагаемой системы, можно определить, готова ли в действительности организация к автоматизации (это кроме вопросов финансирования) – все ли ресурсы у нее готовы, и подготовлена ли соответствующая культура компании, готово ли руководство и персонал меняться и развиваться не на словах, а в практике. Как только процессы начинают оптимизировать, выявляется множество проблем (подводных камней), которые требуют незамедлительного решения, начиная от значительных финансовых вложений, до кардинальных изменений в оргструктуре организации.

А ваша компания готова к автоматизации?